NAMA : AGUS BUDI SANTOSO
NPM : 125100078
TERMINOLOGI
- ANALISA : Suatu
kegiatan yang dimulai dari proses awal didalam mempelajari serta
mengevaluasi suatu bentuk permasalahan (case) yang ada.
- SISTEM : Seperangkat
unsur-unsur yang terdiri dari manusia, mesin/alat & prosedur serta
konsep menjadi satu utk maksud & tujuan bersama.
- INFORMASI:Data yang
telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna & berarti bagi yang
menerimanya.
Jenis-jenis
Sistem
- Level Organisasi, terdiri dari
Transaction Processing System.
- Level Knowledge, terdiri dari Office
Automation System dan pendukung Knowledge Work System.
- Level Sistem Ahli, terdiri dari Sistem
Informasi Manajemen dan Decision Suport System.
- Level Manajemen
Strategis, terdiri dari Executive Suport System, Group Decision Suport System
dan lebih umum dijelaskan Computer Supported Collaborative work System.
TIGA PERANAN UTAMA ANALISA SISTEM:
- Penganalisis Sistem
Sebagai Seorang Konsultan.
- Penganalis Sistem
Sebagai ahli Pendukung.
- Penganalis Sistem
Sebagai Agen Perubahn.
TAHAP-TAHAP DALAM ANALIS SITEM :
- Menentukan secara
tepat mengenai sasaran sistem.
- Mempelajari bentuk
Organisasi.
- Menganalis Laporan
yang saat ini sudah dihasilkan.
- Melakukan penelitian
terhadap penyelenggaraan sistem dan prosedur yang saat ini dijalankan.
- Mengidentifikasi data
masukan
- Melakukan evaluasi
terhadap efektivitas sistem yang sedang berjalan.
SASARAN PERANCANGAN SISTEM :
- Menentukan secara
tepat banyaknya informasi
- Melakukan upaya
standarisasi.
- Pengembangan sistem
pengendalian.
Mengurangi fungsi-fungsi yang terduplikasi.
DASAR PERANCANGAN SISTEM :
- Apakah sistem yang
lama akan dikembangkan atau cukup disederhanakan.
- Apakah sejumlah
langkah benar-benar penting dan apakah sudah dikerjakan dengan sebaik
mungkin.
- Menengarai adanya fungsi-fungsi
yang mengalami redudansi dan duplikasi.
- Sistem baru hendaknya
bekerja lebih cepat, lengkap dan menyeluruh dibangding sistem lama.
PENDEKATAN PERANCANGAN
TERSTRUKTUR DAN DATA FLOW DIAGRAM
KONSEP PERANCANGAN
TERSTRUKTUR
Karena banyak
terjadi permasalahan-permasalahan di pendekatan klasik, maka kebutuhan
akan pendekatan pengembangan sistem yang lebih baik mulai terasa
dibutuhkan. Sayangnya sampai sekarang masih banyak orang yang tidak menyadari
bahwa hanya dengan mengikuti tahapan di life cycle saja tidak akan
membuat pengembangan sistem informasi menjadi berhasil. Oleh karena itu
diperlukan suatu pendekatan pengembangan sistem yang baru yang dilengkapi
dengan beberapa alat dan teknik supaya membuatnya berhasil.
Pendekatan ini
yang dimulai dari awal tahun 1970 disebut dengan pendekatan terstruktur
(structured approach). Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat
(tools) dan teknik-teknik (techniques) yang dibutuhkan dalam pengembangan
sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan
didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. Konsep
pengembangan sistem terstruktur bukan merupakan konsep yang baru.
Teknik
perakitan di pabrik-pabrik dan perancangan sirkuit untuk alat-alat elektronik
adalah dua contoh dari konsep ini yang banyak digunakan di industri-industri.
Konsep ini memang relatif masih baru digunakan dalam mengembangkan sistem
informasi untuk dihasilkan produk sistem yang memuaskan pemakainya. Melalui
pendekatan terstruktur, permasalahan-permasalahan yang komplek di organisasi
dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akan mudah untuk dipelihara,
fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai dokumentasi yang baik, tepat
pada waktunya, sesuai dengan anggaran biaya pengembangannya, dapat meningkatkan
produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik (bebas kesalahan). Salah
satu tools dan teknik dalam pengembangan sistem terstruktur adalah
menggunakan DFD (Data Flow Diagram = Diagram Arus Data, DAD).
DATA FLOW DIAGRAM (DFD)
Ide dari suatu
bagan untuk mewakili arus data dalam suatu sistem bukanlah hal yang baru. Pada
tahun 1967, Martin dan Estrin memperkenalkan suatu algorima program
dengan menggunakan simbol lingkaran dan panah untuk mewakili arus data. E.
Yourdan dan L. L. Constantine juga menggunakan notasi simbol ini untuk
menggambarkan arus data dalam perancangan program. G.E. Whitehouse tahun 1973
juga menggunakan notasi semacam ini untuk membuat model-model sistem
matematika. Penggunaan notasi dalam diagram arus data ini sangat membantu
sekali untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitasnya seperti
yang diungkapkan oleh Chris Gane dan Trish Sarson. Pada tahap
analisis, penggunaan notasi ini sangat membantu sekali di dalam komunikasi dengan
pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika. Diagram yang menggunakan
notasi-notasi ini untuk menggambarkan arus dari data sistem sekarang dikenal
dengan nama diagram arus data (data flow diagram, DFD).
DFD sering
digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang
akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana
data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan sebagainya) atau
lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu,
microfile, harddisk, tape, diskette dan lain sebagainya). DFD merupakan alat
yang cukup populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data di dalam
sistem dengan terstruktur dan jelas. Lebih lanjut DFD juga merupakan
dokumentasi dari sistem yang baik.
KOMPONEN DFD
Beberapa komponen atau
simbol yang digunakan DFD untuk maksu mewakili :
1. external entity
(kesatuan luar) atau boundary (batas sistem)
2. data flow (arus
data)
3. process (proses)
4. data store
(simpanan data)
KESATUAN LUAR
Setiap sistem pasti
mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan
lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output
kepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan
(entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau
sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan
input atau menerima output dari sistem. Kesatuan luar ini kebanyakan
adalah salah satu dari berikut ini :
a. Suatu kantor,
departemen, atau divisi dalam perusahaan teatpi di luar sistem yang
sedang dikembangkan
b. Orang atau
sekelompok orang di organisasis tetapi di luar sistem yang sedang
dikembangkan
c. Suatu organisasi
atau orang uang berada di luar organisasi seperti misalnya
langganan, pemasok
d. Sistem infromasi
yang lain di luar sistem yang sedang dikembangkan
e. Sumber asli dari
suatu transaksi
f. Penerima akhir
dari suatu laporan yang dihasilkan oleh sistem
Suatu kesatuan luar dapat
disimbolkan dengan suatu notasi kotak atau suatu kotak dengan sisi kiri
dan atasnya berbentuk garis tebal, juga dapat diberi identifikasi dengan huruf
kecil di ujung kiri atas sehingga berbentu sebagai berikut :
ARUS DATA
Arus data
(data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara
proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external
entity). Arus data ini menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan
untuk sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut
ini :
a. Formulir atau
dokumen yang digunakan di perusahaan
b. Laporan tercetak
yang dihasilkan oleh sistem
c. Tampilan atau
output di layar komputer yang dihasilkan oleh sistem
d. Masukan untuk
komputer
e. Komunikasi ucapan
f. Surat-surat atau
memo
g. Data yang dibaca
atau direkamkan ke suatu file
h. Suatu isian yang
dicatat pada buku agenda
i. Transmisi data
dari suatu komputer ke komputer yang lain
Arus data sebaiknya diberi
nama yang jelas dan mempunyai arti. Nama dari arus data
dituliskan disamping garis
panahnya.
Di dalam menggambar arus
data di DFD perlu diperhatikan beberapa konsep penggambarannya sebagai berikut
:
1. Konsep paket dari
data (packet of data)
Bila dua atau lebih data
mengalir dari suatu sumber yang sama ke tujuan yang sama, maka harus dianggap
sebagai suatu arus data yang tunggal. Mengapa ? karena dua atau lebih data
tersebut mengalir bersama-sama sebagai suatu paket. Data yang mengalir
bersama-sama harus ditunjukkan sebagai satu arus data, walaupun misalnya
terdiri dari beberapa dokumen. Contoh penggambaran arus data yang tidak benar
Dua buah arus data ini,
yaitu order langganan dan pembayaran harus ditunjukkan sebagai arus data yang
tunggal, yaitu sebagai arus data order langganan dan pembayaran
sebagai berikut ini
Bila dua buah data ini
akan ditangani oleh dua proses yang berlainan, berarti mempunyai tujuan yang
berbeda, walaupun sumbernya sama, maka dapat digambarkan sebagai berikut ini :
2. Konsep arus data
menyebar (diverging data flow)
Arus data yang menyebar
menunjukkan sejumlah tembusan dari arus data yang sama dari sumber yang sama ke
tujuan yang berbeda.
Pada gambar terlihat bahwa
arus data order penjualan mempunyai sebanyak 3 tembusan, yaitu
tembusan untuk jurnal yang mengalir ke proses pembuatan faktur, tembusan
permintaan barang yang mengalir ke kesatuan luar gudang dan tembusan kredit yang
mengalir ke proses verifikasi kredit. Konsep arus data yang menyebar ini
menunjukkan bahwa arus data tembusan jurnal, tembusan permintaan
barang dan tembusan kredit merupakan arus data yang mempunyai struktur
elemen yang sama, karena merupakan hasil dari tembusan arus data order
penjualan.
3. Konsep arus data
mengumpul (converging data flow)
Arus data yang mengumpul
menunjukkan beberapa arus data yang berbeda dari sumber yang berbeda bergabung
bersama-sama menuju ke tujuan yang sama
Arus data pengiriman
merupakan hasil dari gabungan arus data faktur dan slip pengepakan.
Arus data mengumpul ini jarang dibuat di DFD dan sebagai
penggantinya dapat
digambarkan sebagai berikut ini
4. Konsep sumber dan
tujuan arus data
Semua arus data harus
dihasilkan dari suatu proses atau menuju ke suatu proses (dapat salah satu atau
kedua-duanya, yaitu berasal dari suatu proses menuju ke bukan suatu proses atau
berasal dari bukan suatu proses tetapi menuju ke suatu proses atau berasal dari
suatu proses dan menuju ke suatu proses). Konsep ini penting karena arus data
adalah salah satu dari hasil suatu proses atau akan digunakan untuk melakukan
suatu proses.
PROSES
Suatu proses adalah
kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil
suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan
keluar dari proses. Untuk physical data flow diagram (PDFD), proses yang dapat
dilakukan oleh orang, mesin atau komputer, sedang untuk logical data flow
diagram (LDFD), suatu proses hanya menunjukkan proses dari komputer. Suatu
proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat
persegi panjang tegak dengan sudut-sudutnya tumpul :
Setiap proses harus
diberi penjelasan yang lengkap meliputi berikut ini :
1. Identifikasi
proses
Identifikasi ini umumnya
berupa suatu angka yang menunjukkan nomor acuan dari proses dan ditulis
pada bagian atas di simbol proses.
2. Nama proses
Nama proses menunjukkan
apa yang dikerjakan oleh proses tersebut. Nama dari proses harus jelas dan
lengkap menggambarkan kegiatan prosesnya. Nama dari proses biasanya berbentuk
suatu kalimat diawali dengan kata kerja (misalnya menghitung, membuat, membandingkan,
memverifikasi, mempersiapkan, merekam dan lain sebagainya). Nama dari
proses diletakkan di bawah identifikasi proses di simbol proses.
3. Pemroses
Untuk PDFD yang
menunjukkan proses tidak hanya proses dari komputer, tetapi juga proses manual,
seperti proses yang dilakukan oleh orang, mesin dan lain sebagainya, maka
pemroses harus ditunjukkan. Pemroses ini menunjukkan siapa atau dimana suatu
proses dilakukan.
Untuk LDFD
yang prosesnya hanya menunjukkan proses komputer saja, maka
pemroses dapat tidak
disebutkan. Untuk LDFD bila pemroses akan disebutkan dapat juga untuk
menyebutkan nama dari program yang melakukan prosesnya. Keterangan pemroses ini
di simbol proses dapat dituliskan dibawah nama proses sebagai berikut :
Suatu proses terjadi karena
adanya arus data yang masuk dan hasil dari proses adalah juga merupakan arus
data lain yang mengalir. Berikut ini adalah berbagai kemungkinan arus data
dalam suatu proses
a. Suatu proses yang
menerima sebuah arus data dan menghasilkan sebuah arus data
b. Suatu proses yang
menerima lebih dari satu arus data dan menghasilkan sebuah arus data
c. Suatu proses yang
menerima satu arus data dan menghasilkan lebihdari sebuah arus data
suatu proses harus
menerima arus data dan menghasilkan arus data. Berikut ini merupakan suatu
proses yang salah :
KAMUS DATA ISI KAMUS DATA
Apa yang perlu
dicatat di kamus data? KD harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas
tentang data yang dicatatnya. Untuk maksud keperluan ini, maka KD harus memuat
hal-hal berikut ini.
1. Nama arus data.
Karena KD dibuat
berdasarkan arus data yang mengalir di DFD, maka nama dari arus data juga harus
dicatat di KD, sehingga mereka yang membaca DAD dan memerlukan penjelasan lebih
lanjut tentang suatu arus data tertentu di DAD dapat langsung mencarinya dengan
mudah di KD.
2. Alias
Alias atau nama lain dari
data dapat dituliskan bila nama lain ini ada. Alias perlu ditulis karena data
yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu
dengan yang lainnya. Misalnya bagian pembuat faktur dan langganan menyebut
bukti penjualan sebagai faktur, sedang bagian gudang menyebutnya sebagai
tembusan permintaan persediaan. Baik faktur dan tembusan permintaan persediaan
ini mempunyai struktur data yang sama, tetapi mempunyai struktur yang berbeda.
. Bentuk data.
Telah diketahui bahwa arus
data dapat mengalir :
- dari kesatuan luar
ke suatu proses, data yang mengalir ini biasanya tercatat di suatu dokumen atau
formulir;
- hasil dari suatu
proses ke kesatuan luar, data yang mengalir ini biasanya terdapat di media
laporan atau query tampilan layar atau dokumen hasil cetakan
komputer;
- hasil suatu proses
ke proses yang lain, data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk variabel atau
parameter yang dibutuhkan oleh proses penerimanya;
- hasil suatu proses
yang direkamkan ke simpanan data, data yang mengalir ini biasanya berbentuk
suatu variabel;
- dari simpanan data
dibaca oleh suatu proses, data yang mengalir ini biasanya berupa suatu field
(item data).
Dengan demikian bentuk
dari data yang mengalir dapat berupa:
• dokumen dasar atau
formulir;
• dokumen hasil
cetakan computer
• laporan tercetak;
• tampilan di layar
monitor;
• variabel;
• parameter;
• field.
Bentuk dari
data ini perlu dicatat di KD, karena dapat digunakan untuk mengelompokkan KD ke
dalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem. KD yang mencatat data yang
mengalir dalam bentuk dokumen dasar atau formulir akan digunakan untuk
merancang bentuk input sistem. KD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk
laporan tercetak dan dokumen hasil cetakan komputer akan digunakan untuk
merancang output yang akan dihasilkan oleh sistem. KD yang mencatat data yang
mengalir dalam bentuk tampilan di layar monitor akan digunakan juga untuk
merancang tampilan layar yang akan dihasilkan oleh sistem. KD yang mencatat
data yang mengalir dalam bentuk parameter dan variabel akan digunakan
untuk merancang proses dari program. KD yang mencatat data yang mengalir dalam
bentuk dokumen, formulir, laporan, dokumen cetakan komputer, tampilan di layar
monitor, variabel dan field akan
digunakan untuk merancang
database.
4. Arus data.
Arus data menunjukkan dari
mana data mengalir dan ke mana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu
dicatat di KD supaya memudahkan mencari arus data ini di DFD.
5. Penjelasan.
Untuk lebih memperjelas
lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di KD, maka bagian penjelasan
dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut. Sebagai
misalnya nama dari arus data adalah TEMBUSAN PERMINTAAN PERSEDIAAN, maka dapat
lebih dijelaskan sebagai tembusan dari faktur penjualan untuk meminta barang
dari gudang.
6. Periode.
Periode ini menunjukkan
kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di KD karena dapat
digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan ke
sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan
harus dihasilkan.
7. Volume
Volume yang perlu dicatat
di KD adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume
rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata arus data yang mengalir dalam satu
periode tertentu dan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak.
Volume ini digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan
digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output.
8. Struktur data.
Struktur data menunjukkan
arus data yang dicatat di KD terdiri dari item-item data apa raja.
MENDEFINISIKAN STRUKTUR
DATA
Struktur dari
data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item data,
sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan
menyebutkan nama dari item-item datanya. Nama dari item data saja yang dicatat
di KD tidaklah cukup, masih diperlukan informasi lainnya dari struktur data
tersebut, seperti misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti
ada atau hanya bersifat optional (dapat ada dan dapat tidak ada). Biasanya
untuk menunjukkan informasi-informasi tambahan ini di KD dipergunakan
notasi-notasi sebagai berikut ini :
FLOWCHART
JENIS-JENIS FLOWCHART
Ada lima macam bagan alir
yang akan dibahas di modul ini, yaitu sebagai
berikut ini.
1. Bagan alir sistem
(systems flowchart).
2. Bagan alir
dokumen (document flowchart).
3. Bagan alir
skematik (schematic flowchart).
4. Bagan alir
program (program flowchart).
5. Bagan alir proses
(process flowchart).
Systems Flowchart
Bagan alir sistem
(systems flowchart) merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara
keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari
prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa
yang dikerjakan di sistem. Bagan alir sistem digambar dengan menggunakan
simbol-simbol yang tampak sebagai berikut ini :
DESAIN SISTEM
TERINCI (OUTPUT DAN INPUT)
DESAIN OUTPUT
Pada tahap
desain output secara terinci, desain output ini hanya dimaksudkan untuk
menentukan kebutuhan output dari sistem baru. Output apa saja yang dibutuhkan
untuk sistem yang baru? Desain output secara terinci dimaksudkan untuk menjawab
pertanyaan ini. Bagaimana dan seperti apa bentuk dari output-output tersebut?
Desain output terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini. Desain
output yang akan dibahas pada bab ini adalah untuk output berbentuk laporan di
media keras. Desain output di media lunak dalam bentuk dialog di layar terminal
akan dibahas di bab selanjutnya.
MACAM-MACAM BENTUK LAPORAN
Bentuk dari
laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi, yang paling banyak digunakan
adalah dalam bentuk tabel dan berbentuk grafik atau bagan.
LAPORAN BERBENTUK TABEL
Berikut ini adalah
macam-macam laporan yang berbentuk tabel yang menekankan kualitas isi serta
kegunaannya :
Notice Report
Notice report merupakan
bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus. Laporan ini harus dibuat
sesederhana mungkin, tetapi jelas, karena dimaksudkan supaya
permasalahan-permasalahan yang terjadi tampak dengan jelas sehingga dapat
langsung ditangani.
Equipoised Report
Isi dari
equipoised report adalah hal-hal yang bertentangan. Laporan ini
biasanya digunakan untuk maksud perencanaan. Dengan disajikannya informasi yang
berisi hal-hal bertentangan, maka dapat dijadikan sebagai dasar di dalam pengambilan
keputusan. Contoh dari laporan ini adalah :
Variance Report
Macam laporan
ini menunjukkan selisih (variance) antara standar yang sudah ditetapkan dengan
hasil kenyataannya atau sesungguhnya. Contoh dari laporan ini adalah :
Comparative Report
Isi dari
laporan ini adalah membandingkan antara satu hal dengan hal yang lainnya.
Misalnya pada laporan rugi/laba atau neraca dapat dibandingkan antara
nilai-nilai elemen tahun berjalan dengan tahun-tahun sebelumnya. Contoh dari
comparative report adalah sebagai berikut:
DESAIN INPUT
Masukan
(input) merupakan awal dimulainya proses informasi. banan mentah dari
informassi adalah data yang terjadi dari transaksi-transaksi yang dilakukan
oleh organisasi. data hasil dari transaksi merupakan masukan untuk sistem
inforamsi. hasil dari sistem informasi tidak lepas dari data yang dimasukkan.
sampah yang masuk sampah pula yang keluar (garbage in garbage out). Supaya
tidak dihasilkan sampah, maka input yang masuk dalam sistem informasi harus
tidak boleh berupa sampah. Oleh karena itu desain input harus berusaha membuat
suatu sistem yang dapat menerima input yang bukan sampah.
Desain input
terinci dimulai dari desain dokumen dasar sebagai penangkap input yang
pertamakali. Jika dokumen dasar tidak didesain dengan baik, kemungkinan input
yang tercatat dapat salah bahkan kurang. Pada bab ini akan dibahas desain input
terinci untuk perancangan dokumen dasar dan kode-kode yang digunakan untuk
input.
DOKUMEN DASAR
Dokumen dasar
(source document) merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap (capture)
data yang terjadi. Data yang sudah dicatat di dokumen dasar kemudian dimasukkan
sebagai input ke sistem informasi untuk diolah. Dokumen dasar sangat penting di
dalam arus data di sistem informasi. Dokumen dasar ini dapat membantu di dalam
penanganan arus data sebagai berikut ini.
1. Dapat menunjukkan
macam dari data yang harus dikumpulkan dan ditangkap.
2. Data dapat
dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat.
3. Dapat mendorong
lengkapnyg data, disebabkan data yang dibutuhkan disebut-kan satu persatu di
dalam dokumen dasarnya.
4. Bertindak sebagai
pendistribusi data, karena sejumlah tembusan dari formulir-formulir tersebut
dapat diberikan kepada individu-individu atau departemen-departemen yang
membutuhkannya.
5. Dokumen dasar
dapat membantu di dalam pembuktian terjadinya suatu transaksi yang sah,
sehingga sangat berguna untuk audit trail (pelacakan pemeriksaan).
6. Dokumen dasar
dapat digunakan sebagai cadangan atau pelindung back up) dari file-file
data di komputer.
Untuk mencapai
maksud tersebut, dokumen dasar harus dirancang dengan baik. Berikut ini
merupakan petunjuk-petunjuk di dalam perancangan dokumen dasar yang baik,
sebagai berikut ini.
1. Kertas yang
dipergunakan.
Beberapa faktor harus
dipertimbangkan di dalam pemilihan kertas yang akan
dignakan, yaitu sebagai
berikut ini.
a. Lamanya dokumen
dasar tersebut akan disimpan.
b. Penampilan dari
dokumen dasar.
c. Banyaknya dokumen
dasar tersebut ditangani.
d. Bagaimana
menanganinya (secara halus, kasar, dilipat atau dibawa-bawa oleh pemakainya).
e.
Lingkungan-lingkungannya (berlemak, kotor, panas, dingin, lembab atau
mengandung asam).
f. Metode pengisian
data di dokumen dasar tesebut, ditulis tangan atau dicetak dengan mesin.
g. Kemananan
terhadap pudarnya data yang dicatat di dokumen dasar.
2. Ukuran dari
dokumen dasar.
Usahakan
ukuran dari dokumen dasar berupa ukuran dari kertas yang standar dan banyak
dijual. Ukuran kertas yang umum adalah ukuran kuarto (81/2" x 11")
dan ukuran folio (81/2" x 14"). Jika dokumen dasar lebih kecil dari
ukuran kertas standar, sebaiknya dibuat ukuran yang merupakan kelipatan yang
tidak membuang kertas, misalnya ukuran kertas standar dibagi 2, dibagi 3,
dibagi 4 dan sebagainya.
3. Warna yang
digunakan.
Penggunaan
warna akan membantu di dalam mengidentifikasikan dengan cepat dokumen dasar
yang dipergunakan. Warna yang baik adalah warna yang datanya mudah dibaca,
terutama bila menggunakan karbon. Warna yang baik ini adalah warna yang cerah.
Warna-warna gelap, seperti misalnya biru tua, hijau tua, merah tua, coklat,
ungu, hitam dan lain sebagainya sebaiknya di-hindari untuk digunakan.
4. Judul dokumen
dasar.
Dokumen dasar
harus diberi judul yang dapat menunjukkan jenis dan kegunaan dari dokumen dasar
tersebut. Judul harus sesingkat mungkin tetapi jelas. Bila dokumen dasar akan
digunakan oleh pihak-pihak luar perusahaan, selain judul yang ada, maka
nama perusahaan sebaiknya juga dicantumkan.
5. Nomor dokumen
dasar.
Nomor dokumen
dasar dapat digunakan untuk menunjukkan keunikannya. Nomor dokumen dasar dapat
diletakkan di pojok bawah kiri atau di pojok bawah kanan (jangan di atas kiri,
karena tertutup bila distaples dan jangan di atas kanan, karena dapat
membingungkan dengan nomor urut dokumen dasar). Nomor dokumen dasar ini dapat
juga digunakan untuk menunjukkan sumber dan jenisnya. Misalnya nomor dokumen
dasar PJ-FO1 dapat menunjukkan bahwa sumbernya dari departemen penjualan
(ditunjukan oleh kode PJ) dan jenisnya adalah faktur penjualan model ke 1
(ditunjukkan oleh kode FOl).
6. Nomor urut
dokumen dasar.
Disamping nomor dokumen
dasar, nomor unit dari masing-masing dokumen dasar biasanya dicantumkan di
pojok kanan atas. Nomor urut ini sangat perlu untuk tujuan pengendalian (dapat
diketahui bila ada dokumen dasar yang hilang bila nomornya meloncat), untuk
pelacakan pemeriksaan dan untuk pengarsipan.
7. Nomor dan jumlah
halaman.
Bila dokumen dasar terdiri
lebih dari satu halaman, maka tiap-tiap halaman harus diberi nomor dan jumlah
halamannya, supaya bila ada halaman yang hilang dapat diketahui. Misainya
halaman pertama dapat diberi nomor halaman 1-3 (menunjukkan halaman pertama
dari sejumlah 3 halaman), halaman ke dua diberi nomor 2-3 dan seterusnya. Nomor
dan jumlah halaman ini biasanya diletakkan pada sebelah kanan atas.
8. Spasi.
Spasi antar baris dan
spasi antar karakter pada dokumen dasar harus diperhatikan, terutama bila
dokumen dasar akan diisi dengan data yang dicetak dengan mesin. Untuk spasi di
dokumen dasar harus disesuaikan dengan spasi yang dibuat oleh mesin.
9. Pembagian area.
Dokumen dasar
harus dibentuk dengan pembagian area sedemikian rupa, sehingga memudahkan
untuk mencarinya guna pengisian atau pencarian data. Pembagian area ini
meliputi area judul, area halaman, area kontrol, area organisasi, area obyek,
area tubuh, area berita, area otorisasi, area jumlah dan area
nomer.